เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กไม่จำเป็นต้องเป็นผู้สรรหาบุคลากรมืออาชีพ แต่หลายครั้งต้องสัมภาษณ์และเลือกพนักงานด้วยตัวเอง การมีแผนสัมภาษณ์ที่ชัดเจนช่วยลดการตัดสินใจจากความรู้สึก เปรียบเทียบผู้สมัครได้เป็นธรรม และเลือกคนที่ทำงานได้จริง

บน UpJob นายจ้างอาจได้รับใบสมัครจากผู้สมัครที่มีพื้นฐานแตกต่างกัน ก่อนตัดสินใจจ้าง ควรตรวจทักษะ แรงจูงใจ เงินเดือนที่คาดหวัง รูปแบบการทำงาน และความเข้าใจของผู้สมัครต่อตำแหน่ง

เริ่มจากกำหนดภาพผู้สมัครที่ต้องการ

ก่อนลงประกาศงานหรืออ่านใบสมัคร ควรกำหนดก่อนว่าผู้สมัครที่เหมาะสมควรเป็นอย่างไร ระบุทักษะ ประสบการณ์ คุณสมบัติส่วนตัว และเงื่อนไขการทำงานที่สำคัญจริง ๆ สำหรับตำแหน่งนั้น

เช่น หากต้องการจ้างพนักงานขายในประเทศไทย คุณอาจมองหาทักษะการสื่อสารกับลูกค้า การใช้คอมพิวเตอร์พื้นฐาน ประสบการณ์ระบบขายหน้าร้าน การจัดเรียงสินค้า ความพร้อมเรียนรู้ และความสามารถในการทำงานตามเป้าหมายยอดขาย

ควรแยกสิ่งที่จำเป็นต้องมีออกจากสิ่งที่มีก็ดี หากผู้สมัครตรงกับข้อสำคัญส่วนใหญ่ ก็ควรพิจารณาเชิญสัมภาษณ์ แม้จะยังไม่ครบทุกข้อ

ใช้การคุยสั้น ๆ รอบแรก

การโทรหรือคุยออนไลน์สั้น ๆ ช่วยประหยัดเวลาได้มาก แม้จะไม่แทนการสัมภาษณ์เต็มรูปแบบ แต่ช่วยให้รู้ว่าควรพาผู้สมัครไปขั้นตอนต่อไปหรือไม่

การคุยรอบแรกควรเรียบง่าย ถามเรื่องประสบการณ์ล่าสุด ความสนใจในตำแหน่ง เงินเดือนที่คาดหวัง สถานที่ทำงาน รูปแบบงาน และเวลาที่สะดวกสัมภาษณ์

คำถามสำหรับการคุยรอบแรก

• ยังสนใจตำแหน่งนี้อยู่หรือไม่

• ช่วยเล่าประสบการณ์ล่าสุดแบบสั้น ๆ ได้ไหม

• คาดหวังเงินเดือนประมาณเท่าไร

• สะดวกกับสถานที่และเวลาทำงานของเราหรือไม่

• สะดวกสัมภาษณ์วันและเวลาใด

หลังจากนั้น ควรส่งข้อความยืนยันเวลา สถานที่ หรือลิงก์ประชุมออนไลน์ ชื่อผู้ติดต่อ และสิ่งที่ผู้สมัครควรเตรียม

เตรียมคำถามก่อนสัมภาษณ์

ไม่ควรเริ่มสัมภาษณ์โดยไม่มีแผน ควรเตรียมคำถามตามตำแหน่งงาน วิธีนี้ช่วยลดคำถามที่ไม่เกี่ยวข้อง และทำให้เปรียบเทียบผู้สมัครได้ง่ายขึ้น

สำหรับแต่ละทักษะที่ต้องการ ควรเตรียมคำถามหรือแบบทดสอบสั้น ๆ เช่น หากงานต้องใช้การสื่อสาร ให้ถามว่าผู้สมัครเคยรับมือลูกค้าที่ไม่พอใจอย่างไร หากงานต้องการความละเอียด ให้ถามว่าเขาตรวจข้อผิดพลาดในเอกสารหรือรายงานอย่างไร

ทำให้ผู้สมัครรู้สึกสบายใจ

การสัมภาษณ์อาจเป็นเรื่องเครียดสำหรับผู้สมัคร คนที่กังวลอาจตอบได้ไม่ดีเท่าความสามารถจริง หน้าที่ของนายจ้างคือสร้างบรรยากาศที่สงบและทำให้ผู้สมัครพูดได้อย่างตรงไปตรงมา

หากสัมภาษณ์ที่ออฟฟิศ ควรเลือกสถานที่เงียบ เตรียมน้ำดื่ม และไม่ให้มีคนรบกวน หากออฟฟิศหายาก ควรส่งเส้นทางให้ชัดเจนล่วงหน้า

เริ่มด้วยการแนะนำตัวสั้น ๆ บอกว่าคุณคือใคร การสัมภาษณ์จะใช้เวลาประมาณเท่าไร และจะคุยเรื่องอะไรบ้าง

โครงสร้างการสัมภาษณ์

1. แนะนำบริษัทและตำแหน่ง

อธิบายสั้น ๆ ว่าบริษัททำอะไร ทีมทำงานที่ไหน และทำไมตำแหน่งนี้จึงเปิดรับสมัคร ไม่ควรให้ข้อมูลมากเกินไปตั้งแต่ต้น

หากโปรไฟล์บริษัทบน UpJob มีข้อมูลเพิ่มเติม สามารถบอกให้ผู้สมัครเข้าไปอ่านประกอบได้

2. ถามเรื่องประสบการณ์เดิม

ถามว่าผู้สมัครเคยทำงานอะไร รับผิดชอบงานแบบไหน ใช้เครื่องมืออะไร และมีผลงานอะไรบ้าง

คำถามที่ใช้ได้:

• หน้าที่หลักในงานเดิมคืออะไร

• ผลงานที่ภูมิใจที่สุดคืออะไร

• งานไหนยาก และรับมืออย่างไร

• ทำไมจึงออกจากงานเดิม หรือกำลังมองหางานใหม่

ควรฟังข้อเท็จจริง ตัวอย่าง และคำอธิบายที่ชัดเจน ไม่ควรตัดสินจากชื่อตำแหน่งเพียงอย่างเดียว

3. ตรวจแรงจูงใจ

แรงจูงใจช่วยให้รู้ว่าผู้สมัครจะอยู่กับงานและทำผลงานได้ดีหรือไม่ บางคนให้ความสำคัญกับรายได้ บางคนมองหาการเติบโต ความมั่นคง วัฒนธรรมทีม การเรียนรู้ หรือการทำงานกับลูกค้า

คำถามที่ควรถาม:

• อะไรคือสิ่งสำคัญสำหรับคุณในการทำงาน

• หัวหน้าแบบไหนที่ช่วยให้คุณทำงานได้ดีที่สุด

• คุณชอบงานประเภทใดมากที่สุด

• งานแบบไหนที่คุณไม่ถนัดหรือไม่อยากทำ

นำคำตอบมาเปรียบเทียบกับสิ่งที่บริษัทของคุณเสนอได้จริง

4. ถามเรื่องแผนในอนาคต

ถามเรื่องเป้าหมายของผู้สมัคร เพื่อดูว่าตำแหน่งนี้สอดคล้องกับทิศทางของเขาหรือไม่

คำถามที่ใช้ได้:

• ในปีหน้าอยากเรียนรู้อะไรเพิ่มเติม

• อยากเติบโตไปสู่ตำแหน่งแบบไหน

• สนใจการอบรมหรือรับผิดชอบงานมากขึ้นหรือไม่

สำหรับผู้สมัครระดับเริ่มต้น ให้ดูความสามารถในการเรียนรู้ สำหรับผู้สมัครมีประสบการณ์ ให้ดูเป้าหมาย ความรับผิดชอบ และความเหมาะสมระยะยาว

ใช้แบบทดสอบหรือสถานการณ์จริง

บางทักษะตรวจจากการพูดคุยอย่างเดียวได้ยาก ควรใช้แบบทดสอบสั้น ๆ หรือสถานการณ์ใกล้เคียงงานจริง

เช่น หากจ้างเจ้าหน้าที่บริการลูกค้า ให้ถามว่าจะตอบลูกค้าที่ไม่พอใจอย่างไร หากจ้างพนักงานขาย ให้ลองให้ผู้สมัครอธิบายสินค้าให้ลูกค้าฟัง หากจ้างธุรการ ให้ถามว่าจะจัดรายงานหรือเอกสารอย่างไร

แบบทดสอบควรสั้นและเป็นธรรม ใช้เพื่อวัดทักษะ ไม่ใช่ให้ผู้สมัครทำงานฟรีให้ธุรกิจ

อธิบายเงื่อนไขการทำงานให้ชัดเจน

หลังจากถามคำถามแล้ว ควรอธิบายสิ่งที่ผู้สมัครจะได้รับหากเข้าร่วมงาน เช่น เงินเดือน เวลาทำงาน ช่วงทดลองงาน สถานที่ทำงาน ทีม หัวหน้างาน สวัสดิการ และขั้นตอนต่อไป

สำหรับประเทศไทย ควรระบุประกันสังคม วันลาพักร้อน วันหยุดนักขัตฤกษ์ กฎค่าล่วงเวลา ประกันสุขภาพ ค่าเดินทาง อาหาร ชุดยูนิฟอร์ม หรือการอบรม หากบริษัทมีให้

เงื่อนไขที่ชัดเจนช่วยให้ผู้สมัครตัดสินใจได้ดีขึ้น และลดความเข้าใจผิดหลังเริ่มงาน

ให้เวลาผู้สมัครถามคำถาม

ควรเหลือเวลา 5–10 นาทีให้ผู้สมัครถามคำถาม ผู้สมัครที่ดีมักถามเรื่องหน้าที่ เกณฑ์ความสำเร็จ โครงสร้างทีม เวลาทำงาน สวัสดิการ และโอกาสเติบโต

ควรตอบอย่างตรงไปตรงมา หากยังไม่รู้คำตอบ ให้บอกว่าจะตรวจสอบและแจ้งกลับภายหลัง

แจ้งผลและขั้นตอนถัดไป

ท้ายการสัมภาษณ์ ควรขอบคุณผู้สมัครและบอกขั้นตอนต่อไป แจ้งว่าจะตัดสินใจเมื่อไร และจะติดต่อกลับทางช่องทางใด

แม้เลือกผู้สมัครคนอื่น ก็ควรให้คำตอบอย่างสุภาพ เพราะช่วยรักษาภาพลักษณ์นายจ้าง ผู้สมัครที่ยังไม่เหมาะวันนี้ อาจเหมาะกับตำแหน่งอื่นในอนาคต

เช็กลิสต์สัมภาษณ์แบบเร็ว

ก่อนและระหว่างสัมภาษณ์ ควรตรวจว่า:

• ผู้สมัครตรงกับข้อกำหนดหลัก

• เงินเดือนที่คาดหวังใกล้เคียงงบประมาณ

• สถานที่และเวลาทำงานเหมาะสม

• ผู้สมัครอธิบายประสบการณ์เดิมได้ชัดเจน

• แรงจูงใจสอดคล้องกับสิ่งที่บริษัทเสนอ

• ทักษะสำคัญได้รับการยืนยันด้วยตัวอย่างหรือแบบทดสอบ

• เงื่อนไขการทำงานอธิบายชัดเจนแล้ว

• ผู้สมัครเข้าใจขั้นตอนถัดไป

สรุป

การสัมภาษณ์ที่ดีไม่ใช่การคุยเรื่อย ๆ และไม่ใช่การสอบสวนผู้สมัคร แต่เป็นการพูดคุยอย่างมีโครงสร้าง เพื่อช่วยให้ทั้งสองฝ่ายตัดสินใจได้ดีขึ้น

บน UpJob ธุรกิจขนาดเล็กสามารถยกระดับคุณภาพการจ้างงานได้ด้วยการเตรียมคำถาม ตรวจทักษะจากสถานการณ์จริง อธิบายเงื่อนไขให้ชัดเจน และมอบประสบการณ์ที่เป็นมืออาชีพตั้งแต่การติดต่อครั้งแรก